CleverISM - rozwiązanie oparte o SugarCRM

Małe firmy usługowo-produkcyjne od dawna borykają się z problemem znalezienia odpowiednich informatycznych narzędzi zarządzania zleceniami produkcyjnymi. Brak nowoczesnych narzędzi organizacji pracy znacząco osłabia ich wydajność a przez to konkurencyjność rynkową. Czy można zmienić tę sytuację?

Opierając się na doświadczeniach zdobytych we wdrożeniach "dużych" systemów klasy ERP oraz bazując na bogatych doświadczeniach w dziedzinie wykorzystania internetowych systemów otwartych (open source), firma Clever Age pokusiła się o zaprojektowanie informatycznego narzędzia zarządzania małą firmą, które spełniłoby wysokie wymagania Klientów a jednocześnie charakteryzowało się możliwie niskimi kosztami zakupu, wdrożenia i eksploatacji.

Tak powstał system CleverISM (Clever Age Integrated System Management).

Dla kogo przeznaczony jest CleverISM?

System dedykowany jest dla małych firm usługowo-produkcyjnych, które świadczą usługi produkcji podwykonawczej lub wykonują produkcję niskoseryjną a jednocześnie poszukują informatycznych narzędzi zarządzania i nie dysponują wielkimi funduszami na informatyzację tak jak duże firmy.

Pomimo, że system nie ogranicza maksymalnej ilości użytkowników to doświadczenie wskazuje, że najlepiej się sprawdza w firmach zatrudniających w części administracyjno-zarządczej od kilku do kilkunastu osób a w części usługowo-produkcyjnej do kilkudziesięciu osób.

System z uwagi na internetowy sposób dostępu do danych świetnie się sprawdza w firmach, które prowadzą działalność rozproszoną na dużym obszarze (np. jednostkowe projekty usługowe prowadzone w wielu miastach).

Wdrożenie systemu nie jest zbyt skomplikowane a co najważniejsze, system pozwala na integrację z używanymi już wcześniej programami księgowymi, magazynowymi czy płacowymi. W późniejszym okresie możliwe jest płynne przejście na nowocześniejsze rozwiązania oferowane przez naszą firmę.

Co potrafi CleverISM?

System pomyślany został jako zestaw kilku komponentów. Głównym i najważniejszym komponentem systemu jest program SugarCRM, który ugruntował już sobie bardzo dobrą pozycję rynkową na świecie w segmencie zarządzania relacjami z Klientami (CRM – Customer Relationship Management). Na bazie SugarCRM zostały zaprojektowane przez naszych konsultantów dodatkowe, unikalne moduły pozwalające na zarządzanie procesem ofertowania, rejestrowania zamówień oraz zarządzania zleceniami produkcyjnymi. Możliwe jest także zarządzanie dokumentami.

Najważniejsze funkcje systemu to:

• Rejestrowanie i segmentowanie danych Klientów potencjalnych i Klientów aktywnych – system ułatwia wsparcie działań marketingowych poprzez możliwość ustalania kryteriów segmentacji rynkowej

• Rejestrowanie osobowych danych kontaktowych – centralna książka adresów i kontaktów do osób ze strony Klientów i Dostawców

• Zarządzanie działaniami wobec Klientów – możliwość planowania i kontroli różnorodnych działań (spotkania, rozmowy, oferty itp) dla wybranych pracowników

• Organizacja i zarządzanie promocjami i kampaniami marketingowymi – na podstawie dokonanej segmentacji rynku

• Rejestrowanie i zarządzanie obiegiem zapytań ofertowych od Klientów – scentralizowany system kontroli zapytań wpływających różnymi kanałami komunikacyjnymi (e-mail, telefon, poczta)

• Integracja z witryną internetową firmy – możliwość automatycznego rejestrowania zapytań ze strony internetowej

• Rejestrowanie i zarządzanie obiegiem ofert do Klientów – zautomatyzowane narzędzie przypisywania oferty do zapytania i wysyłania drogą elektroniczną do Klienta

• Zarządzanie obiegiem Zamówień od Klientów – automatyczne kojarzenie zamówień od Klientów z wcześniej złożonymi ofertami, uruchomienie procesu decyzyjnego związanego z wygenerowaniem zlecenia produkcyjnego

• Zarządzanie zapytaniami ofertowymi do Dostawców – centralny system rejestrowania zapytań ofertowych wraz z automatyczną wysyłką zapytań drogą elektroniczną

• Zarządzanie ofertami od Dostawców – automatyczne rejestrowanie ofert przypisanych do wysłanych wcześniej zapytań ofertowych wraz z plikami ofert

• Automatyczne generowanie Zleceń Produkcyjnych na podstawie złożonych zamówień – po przejściu procesu akceptacji pomiędzy osobami decyzyjnymi w firmie

• Kontrola stanu realizacji zleceń (koszty, praca wykonana) – po automatycznym zaimportowaniu danych o kosztach z systemu księgowego i o wykonanej pracy z systemu kadrowego

• Zarządzanie reklamacjami od Klientów – rejestrowanie reklamacji związanych z wykonanymi zleceniami oraz kontrola ścieżki obsługi reklamacji

• Zarządzanie dokumentami – „podpinanymi” do praktycznie wszystkich obiektów biznesowych zgodnie z wymogami normy ISO 9001:2000, wersjonowanie dokumentów, dokumenty można wprowadzać zarówno od strony internetowej jak i z poziomu serwera plików w sieci lokalnej

• Wbudowany system obiegu poczty elektronicznej e-mail – korespondencja e-mail wszystkich pracowników w jednym miejscu, łatwy dostęp do ustaleń e-mailowych z Kontrahentami, brak konieczności instalacji zewnętrznych klientów e-mail, możliwość wysyłania i odbierania poczty e-mail z dowolnego miejsca poza firmą.

• Integracja z zewnętrznym serwerem poczty e-mail – dzięki temu system automatycznie wysyła i odbiera całą pocztę firmy

• Integracja z zewnętrznym systemem księgowym – wbudowane automatyczne interfejsy integracyjne do istniejącego już systemu F-K lub ich łatwa adaptacja plus możliwość instalacji własnego systemu F-K.

• Integracja z zewnętrznym systemem magazynowym – wbudowane automatyczne interfejsy integracyjne do istniejącego już systemu magazynowego lub ich łatwa adaptacja plus możliwość instalacji własnego systemu zarządzania magazynami.

• Integracja z zewnętrznym systemem kadrowo-płacowym – wbudowane automatyczne interfejsy integracyjne do istniejącego już systemu kadrowo-płacowego lub ich łatwa adaptacja plus możliwość instalacji własnego systemu kadrowo-płacowego

• Zdalna praca użytkowników w środowisku Linux/Windows przez przeglądarkę internetową (oprócz części F-K, magazynowej i K-P, które pracują wyłącznie w sieci lokalnej Windows na „grubym i bogatym” kliencie)

• Zarządzanie uprawnieniami użytkowników (dodawanie, usuwanie, przeglądanie danych)

• Generowanie różnorodnych raportów finansowych i operacyjnych – możliwość samodzielnego tworzenia nowych raportów

Jak jest zbudowany CleverISM?

System składa się z następujących komponentów (nie wymagających zakupu licencji):

• Aplikacja główna CleverISM - SugarCRM wraz z dodatkowymi modułami Clever Age

• Serwer aplikacji - Linux

• Serwer WWW – Apache

• Serwer plików - Samba
  

• Serwer poczty e-mail – Postfix

• Interfejsy integracyjne do własnych aplikacji F-K, K-P i obsługi magazynowej

• System tworzenia raportów – Crystal Reports (mozliwość częściowego wykorzystania Microsoft Office lub Open Office)

• Serwer firewall

Wszystkie te elementy zintegrowane ze sobą tworzą nowoczesne, zautomatyzowane środowisko pracy niedużej firmy. Do budowy systemu wykorzystano w większości stabilne i bezpieczne komponenty oprogramowania otwartego, używane przez duże firmy. Z uwagi, iż przeważająca większość tych komponentów nie wymaga ponoszenia opłat licencyjnych spełniony jest także wymóg relatywnie niskich kosztów inwestycyjnych.

Opracowanie:

Mirek Kowalewski