Narzędzia i metody w systemie Jeeves

Jednym z największych problemów w firmach produkcyjnych jest efektywne planowanie i re-planowanie wykorzystania zasobów w procesie produkcji. Jak szybko planować produkcję przy maksymalnym poziomie wykorzystania zdolności produkcyjnych?

W zależności od rodzaju procesu produkcyjnego w firmach w mniejszym lub większym stopniu występuje problem efektywnego zaplanowania wykorzystania zasobów produkcyjnych oraz materiałów. W przypadku kooperacji często pojawia się dodatkowy problem – planowego wykorzystania zasobów podwykonawców.

W przypadku produkcji wielkoseryjnej, problem planowania jest mniej palący. Z reguły, przy odpowiednio dobranych zapasach mocy przerobowych i długofalowych umowach dostawczych, borykamy się głównie z problemem wpływu absencji pracowniczych na tok produkcji oraz awarii maszyn i urządzeń.

Całkiem inaczej wygląda sytuacja w firmach produkujących krótkie i częste serie wyrobów lub wręcz produkujących wyroby wyłącznie na zamówienia od klientów. Tu sprawne i trafne planowanie zasobów jest czynnikiem strategicznym, który determinuje harmonijną współpracę z odbiorcami oraz warunkuje wymaganą efektywność finansową w działalności firmy.

W firmach, których produkcja jest skomplikowana, wymagająca dużej ilości zmiennych operacji i szerokiej gamy różnorodnych materiałów problem planowania zasobów jest jeszcze wyraźniejszy.

Jak firmy planują produkcję?

Wydawałoby się, że w tak skomplikowanym procesie jakim jest planowanie produkcji nie sposób się obejść bez informatycznego systemu ERP/MRPII. I faktycznie - wiele firm korzysta z tego typu zintegrowanych rozwiązań. Można jednak łatwo spostrzec, iż jeszcze więcej firm bardzo często planuje swoją produkcję w oparciu o samodzielnie napisane systemy bazodanowe lub wręcz w oparciu o arkusze kalkulacyjne. Dzieje się tak zazwyczaj z powodu wysokich kosztów zakupu i wdrożenia systemów ERP.

Prawie zawsze planowanie oparte o proste narzędzia obarczone jest bardzo dużym błędem, gdyż nie bazuje ono na rzeczywistych i aktualnych danych lecz na pewnych przypuszczeniach a nawet pewnego rodzaju wyczuciu planistów. Wynika to z oderwania wykorzystywanych narzędzi planistycznych od aktualnych danych (np. zamówienia, stany i zamienniki materiałowe, warunki dostaw, stan maszyn i narzędzi produkcyjnych, kalendarze pracy itd. itp.). Szefowie Produkcji męczą się próbując opracować prawidłowy plan produkcji za pomocą słabych narzędzi. Często obarczeni są wieloma bieżącymi problemami i z natury rzeczy zaniedbują przez to proces planowania.

Sytuacja pogarsza się gdy wystąpi potrzeba przeplanowania procesu produkcji z uwagi np. na awarie maszyn, absencję pracowników, opóźnienia w dostawach, zmiany w zamówieniach od odbiorców i inne czynniki losowe.

Efektem takiego podejścia jest niestety z reguły opóźnianie uzgodnionych dostaw do odbiorców, utrzymywanie nieekonomicznych zapasów materiałowych, obniżających efektywność finansową oraz ogólny, czasami nawet bardzo dokuczliwy chaos podczas „gaszenia pożarów” produkcyjnych, który wywołuje niechęć pracowników do własnej pracy. Innym efektem ubocznym słabego planowania jest obniżanie jakości wyrobów. W takim przypadku jest to prawdziwa klęska dla firmy.

Jak problemy planowania produkcji rozwiązane są w Jeeves-ie?

Główną przewagą zintegrowanego systemu ERP nad arkuszem kalkulacyjnym jest oczywiście możliwość wykorzystania w planowaniu danych rzeczywistych w czasie rzeczywistym. Dodatkową przewagą jest prędkość analizy planistycznej - wydajny serwer bazy danych pracuje oczywiście nieporównanie szybciej niż najszybszy nawet zestaw arkuszy. Co to oznacza przy planowaniu produkcji setek a czasami nawet tysięcy produktów lub ich wariantów, nie trzeba wyjaśniać.

W trakcie planowania system sięga do różnych danych - zacznijmy od zarejestrowanych zamówień od Klientów. Każde zamówienie zawiera z reguły dane odbiorcy, listę dostarczanych produktów oraz wymagany czas dostawy.

Mając listę produktów, możemy sięgnąć do ich definicji produkcyjnej. Jest ona często nazywana technologią wytworzenia lub czasami BOM-em (Bill Of Materials). Definicja ta obejmuje zazwyczaj listę materiałów, które konieczne są do wytworzenia wyrobu, listę półproduktów (jeśli wyrób jest składany z kilku wyrobów), listę operacji technologicznych koniecznych do wytworzenia produktu oraz listę narzędzi i maszyn (także u podwykonawców). Czasami uzupełniana jest ona o listę pracowników, którzy powinni wykonywać produkt.

Wiedząc jakie materiały konieczne są do wytworzenia wyrobu, możemy sprawdzić czy mamy je w magazynie lub kiedy możemy je otrzymać od dostawców. Możemy też sprawdzić czy w przypadku zaniechania dostaw niektórych materiałów możemy zastosować ich zamienniki. Znając aktualne i zaplanowane obciążenie maszyn możemy sprawdzić czy dysponujemy odpowiednią mocą produkcyjną i czy produkt możemy wyprodukować w oczekiwanym czasie. Możemy też określić wymagany czas wykorzystania maszyn. Znając kalendarze pracy pracowników produkcji możemy sprawdzić czy mamy odpowiednią ilość ludzi do produkcji w wymaganym czasie (uwzględniając np. urlopy lub absencje chorobowe). Wiedząc jakie operacje konieczne są do wyprodukowania artykułu możemy określić czas wytwarzania wymaganej ilości artykułów.

Teraz jeszcze pozostało nam sprawdzenie takich samych danych u naszych podwykonawców oraz stan obciążenia naszego transportu i w zasadzie możemy określić czas wykorzystania poszczególnych zasobów - proste.

Wszystkie omawiane operacje sprawdzenia dostępności zasobów i zaplanowania ich wykorzystania dzieją się w systemie automatycznie za naciśnięciem dosłownie kilku przycisków. Co więcej - system ERP robi to dla wszystkich wybranych wyrobów w jednym cyklu planowania. Oczywiście czasami automatycznie wygenerowany plan wymaga korekt, choćby ze względu na zmiany u dostawców lub nieprzewidzianą awarię. Replanning produkcji można wykonać w każdej chwili znowu poprzez naciśnięcie kilku przycisków.

W przypadku gdy występuje u nas zjawisko "wąskich gardeł" produkcyjnych, tzn. mamy np. strategiczne maszyny, na które muszą czekać inne (gdy przydzielono im zbyt wiele zadań w tym samym czasie), system pozwoli nam ręcznie skorygować plan produkcji w specjalnym graficznym module planowania (Jeeves Planning System). Korekty wykonuje się metodą "ciągnij i upuść" za pomocą myszki.

Gdy plan produkcji jest zaakceptowany możemy (również automatycznie) zarezerwować materiały w magazynie lub wygenerować zapotrzebowania materiałowe i wysłać zamówienia do dostawców. Cały proces planowania może wykonywać np. tylko jedna lub dwie osoby.

Efekty pracy planistów są dostępne natychmiast dla menedżerów wyższego szczebla. Wyniki oparte są o rzeczywiste dane a zmiany można wprowadzać praktycznie "on-line" wraz ze zmianami zamówień itp.

Taki system pracy to zupełnie inna jakość w organizacji firmy. Zwiększa się nasza wiarygodność i elastyczność a zmniejsza ryzyko popełnienia błędów. Podnosi się także poziom satysfakcji Klientów i załogi.

W tym artykule omówiłem jedynie problemy związane z planowaniem czasu wykorzystania zasobów w produkcji. To jednak nie koniec problemów. Jak planować koszty wytworzenia produktów i jak planować rentowność sprzedaży? To kolejne zagadnienie z którym boryka się większość firm. Ale o tym napiszę przy innej okazji.

Opracowanie:

Mirek Kowalewski