Jak dobierać komponenty aby uzyskać zamierzony efekt

W czasie przygotowywania się do wdrożenia niemal każdego informatycznego, zintegrowanego systemu zarządzania zazwyczaj pojawia się dylemat - jakich elementów systemu należy użyć aby optymalnie wykorzystać jego możliwości, przy zachowaniu możliwie najniższych kosztów związanych z zakupem?

Jeeves Enterprise, jak większość systemów klasy ERP składa się z wielu odrębnych (jednocześnie w pełni zintegrowanych) komponentów, potocznie nazywanych modułami. Moduły te umożliwiają realizację wybranych procesów w działalności firmy lub usprawniają pracę innych modułów.

Zanim dokona się wyboru konkretnych modułów systemu, warto nieco bliżej przyjrzeć się ich możliwościom. Pozwoli to na wybór tych modułów które będą niezbędne do sprawnego działania firmy.

Podstawowe moduły sytemu.

Większość modułów jest dostarczanych przez producenta - firmę Jeeves Information Systems AB. Warto zwrócić uwagę na fakt, iż istnieje wiele modułów opracowanych w różnych krajach, głównie Europy Zachodniej, przez niezależnych partnerów firmy Jeeves, które także mogą być wykorzystywane w polskich przedsiębiorstwach.

Księgowość

Trzonem każdego systemu ERP jest tzw. Księga Główna (General Ledger). Nie inaczej jest i w Jeeves-ie. Moduł ten pozwala na rejestrowanie i księgowanie wszystkich dokumentów i transakcji utworzonych w innych modułach systemu.

Uwaga - moduł ten jest konieczny w każdym wdrożeniu systemu, nawet wtedy gdy nie przewidujemy jego pełnego wykorzystania.

Moduł udostępnia nowoczesną, wielowymiarową strukturę planu kont. Konto może być opisane maksymalnie na sześciu segmentach. Dostępne jest także dodatkowy, siódmy segment umożliwiający uwzględnienie w opisie konta unikalnych projektów. Oprócz numeru konta i projektu możliwe jest wykorzystanie sześciu pól kontrolnych klasyfikacji kosztów oraz siódmego pola klasyfikacji kosztów w projekcie. W module zdefiniowane są domyślne szablony księgowania oraz reguły dekretowania dokumentów. Możliwe jest także samodzielne tworzenie dowolnych automatów księgowych. Księgowanie dekretów może odbywać się automatycznie lub ręcznie. Moduł obsługuje dowolną ilość walut. Uwzględnia kursy walut wg wprowadzonych tabel kursowych. Wyposażony jest także we własny, wbudowany generator raportów który pozwala na bardzo łatwe przygotowywanie dowolnych zestawów wybranych danych zarejestrowanych w tym module. Wykorzystywane są one następnie do tworzenia raportów księgowych.

Oprócz standardowych funkcji dostępnych w każdej księdze głównej (dekretowanie, księgowanie itp.) moduł pozwala także na tworzenie budżetów kosztowych oraz pozwala na prognozowanie płynności finansowej.

Moduł zaspokaja wymagania związane z Intrastat-em oraz generuje automatycznie deklaracje VAT-UE.

W części księgowej systemu dostępne są również moduły związane z obsługą rozrachunków z Kontrahentami. Są to tzw. Zobowiązania (Accounts Payable) oraz Należności (Accounts Receivable). Moduły te pozwalają na kontrolę zobowiązań firmy (faktury od dostawców) poprzez zarówno automatyczne dekretowanie faktur, ich przegląd jak również akceptację przez uprawnione osoby wykonywanych płatności. Umożliwiają pełną kontrolę płatności spływających od Klientów (również w formie zaliczkowej). Wyposażone są w funkcje automatyzujące generowanie monitów, wezwań do zapłaty i not windykacyjnych. Wszystkie rozrachunki są zawsze skojarzone w jednoznaczny sposób z dokumentami zamówień i faktur. Oczywiście moduły pozwalają na automatyczne generowanie uzgodnień z Kontrahentami.

W ramach modułu księgowego zawarte są także funkcje zarządzania kasą i tworzenia przelewów bankowych. Możliwe jest opcjonalne dostosowanie modułu do automatycznego generowania przelewów do wybranego systemu rozliczeń bankowych.

Moduł księgowy powiązany jest także bardzo ściśle z częścią produkcyjną systemu. Wszystkie zlecenia produkcyjne, podzlecenia dla podwykonawców, zużycie materiałów oraz wykonana praca, są rejestrowane zarówno w księgach pomocniczych modułu obsługi produkcji jak i w Księdze Głównej.

Odrębnym modułem, który zawiera się w obszarze działań księgowych w firmie są Środki Trwałe (Fixed Assets). Moduł ten pozwala na zarządzanie środkami trwałymi (koszty) przy uwzględnieniu różnych metodach amortyzacji. Pozwala także na rodzajowe grupowanie środków trwałych.

Zakupy

Moduł Zakupy (Purchase) to jeden z ważniejszych modułów systemu. Z uwagi na swoją specyfikę (praktycznie każda firma dystrybucyjna lub produkcyjna dokonuje zakupów i posiada magazyn) jest on wykorzystywany w każdym wdrożeniu Jeeves-a. Moduł pozwala na kontrolę zakupów towarów i usług. Umożliwia precyzyjne definiowanie warunków zakupowych. Możliwe jest określanie dostawców zamiennych i ich ocena w procesie zakupowym. Zapotrzebowania zakupowe mogą być generowane ręcznie lub automatycznie. Moduł pozwala na generowanie zapytań ofertowych do wielu dostawców, łatwe porównywanie ofert oraz automatyczne tworzenie zamówień do dostawców. Pozwala także na rejestrowanie reklamacji do dostawców. W module Zakupów możliwe jest prognozowanie zakupów przydatne w planowaniu wykorzystania materiałowego w produkcji oraz przepływu środków pieniężnych.

Gospodarka zapasami magazynowymi

Zapasy (Inventory Base) to główny moduł systemu wymagany praktycznie w każdym wdrożeniu systemu. Moduł ten pozwala na precyzyjne zarządzanie zapasami magazynowymi zarówno produktów gotowych jak i surowców. Pozwala na ścisłą kontrolę stanów, zautomatyzowane planowanie zapasów w oparciu o kilka metod zaopatrzenia (np. stany minimalne, maksymalne, EOQ – Economical Order Point, Safety Stock). W module dostępne są funkcje prognozowania zaopatrzenia zarówno dla pojedynczych produktów jak i grup produktowych. Możliwe jest ujęcie efektu sezonowości zaopatrzenia. Moduł udostępnia również funkcje analizy rotacji artykułów (metoda ABC) oraz związane z remanentami. Pozwala na wykorzystanie kodów kreskowych (np. EAN). Moduł jest bardzo ściśle zintegrowany z modułami księgowymi i produkcyjnymi.

Zarządzanie produkcją

Moduł Produkcja (Production) służy do zarządzania wszystkimi aspektami produkcji w przedsiębiorstwie. Zarządzanie produkcją obejmuje wszystkie elementy projektowania nowych artykułów (listy materiałowe (BOM-y), zamienniki materiałowe, listy operacji, preferowane maszyny i narzędzia, grupy pracownicze, dokumentacja projektowa, wersjonowanie artykułów, kontrola zmian itp.). Obejmuje również planowanie terminów realizacji zleceń produkcyjnych wygenerowanych automatycznie z zamówień od Klientów lub zarejestrowanych ręcznie (np. na podstawie planów produkcyjnych). Planowanie może być wykonywane „do przodu” (począwszy od daty rozpoczęcia zlecenia), „do tyłu” (licząc od daty zamknięcia zlecenia) lub w trybie ciągłym (optymalizacja wykorzystania zasobów produkcyjnych). Moduł umożliwia kontrolę produkcji w toku (raportowanie zużytych materiałów, wykonanych operacji, kontrolę braków). Dodatkowy moduł Planowania MRP (Material Requirements Planning) pozwala na zautomatyzowane prognozy zaopatrzenia materiałowego dla poszczególnych zleceń w dowolnej perspektywie czasowej.

Moduł JPS (Jeeves Planning System) pozwala na graficzne reprezentowania planów produkcyjnych, identyfikację „wąskich gardeł” w wykorzystywanym parku maszynowym i równomierne, możliwie maksymalne wykorzystywanie mocy produkcyjnych. Moduł pozwala także na re-planowanie pracy poprzez wprowadzanie ręcznych korekt metodą „ciągnij i upuść”.

W przypadku konieczności raportowania wykonanej pracy przez pracowników produkcji, którzy oprócz zgłoszenia wykonania pracy nie korzystają z innych funkcji sytemu, można skorzystać z modułu Raportowanie Pracy (Shop Floor Reporting).

Dla małych firm (do 15 nazwanych użytkowników systemu lub 8 użytkowników równoległych) przewidziano uproszczoną wersję modułu zarządzania produkcją – Production Light.

EDM – zarządzanie dokumentami elektronicznymi

Jeeves udostępnia moduł EDM (Electronic Data Management) który pozwala na zaawansowane zarządzanie dokumentami elektronicznymi. Możliwe jest „podpinanie” dokumentów własnych i od Klientów do dowolnych obiektów biznesowych (np. oferta, zamówienie, faktura, BOM, zlecenie produkcyjne), wersjonowanie tych dokumentów a także zarządzanie prawami dostępu dla użytkowników, tworzenie grup dokumentów, typów itp. Moduł wykorzystuje szyfrowanie transmisji danych przy transferze plików dokumentów na serwer.

Zarządzanie projektami

Moduł Czas, Projekt, Zadania (Time, Project & Assignments) umożliwia spójne zarządzanie zasobami firmy w przypadku realizowania unikalnych projektów. Moduł pozwala na rejestrowanie projektów, zadań i przypisywanie do nich zasobów. Pozwala na kontrolę poniesionych wydatków, stan zużycia materiałów, stan realizacji zaplanowanych zadań oraz kontrolę rozrachunków z Klientami. Możliwe jest także ustalanie cenników usług i przypisywanie ich do wybranych Klientów.

Zarządzanie relacjami z Klientami (CRM)

Moduł Wsparcie markeingu i działu Sprzedaży (CRM) pozwala na zautomatyzowanie działań marketingowych i usprawnienie zarządzania relacjami z Klientami na wszystkich poziomach kontaktów. Można w nim rejestrować zarówno Klientów potencjalnych jak i aktywnych. Udostępnia on funkcje rejestrowania danych kontaktowych, zaplanowanych lub wykonanych działań, preferencji Klientów. Pozwala na szybki przegląd stanu współpracy (oferty, zamówienia, rozrachunki, reklamacje). Moduł umożliwia także automatyzację kampanii marketingowych lub promocji. Możliwe jest monitorowanie konkurencji.

Moduł ten warto zawsze wykorzystywać we wdrożeniach z uwagi na jego szczególną przydatność w utrzymywaniu dobrych kontaktów z Klientami.

Sprzedaż

Moduł Sprzedaż (Sales) pozwala na realizację wszystkich czynności związanych z procesem sprzedaży. Dotyczy to przygotowywania ofert, przyjmowania zamówień, kontroli dostaw czy np. planowania wysyłek towarów do Klientów. Moduł obejmuje też czynności związane z fakturowaniem, rejestracją faktur zaliczkowych, budżetowaniem obrotów z Klientami, rejestrowaniem umów itp. W module znajdują się także funkcje kreowania rozbudowanych reguł cennikowych dla pojedynczych Klientów lub grup.

Jest to moduł praktycznie zawsze wykorzystywany we wdrożeniach systemu.

Sterowanie przepływem pracy w firmie (Workflow)

Moduł Przepływ pracy (Workflow) pozwala na precyzyjne, zautomatyzowane sterowanie przepływem pracy w systemie. Pozwala definiować użytkowników, czynności, terminy ich wykonania, sposoby powiadamiania o konieczności wykonania działań oraz metody akceptacji wykonanych działań. Moduł wyposażony jest w graficzny interfejs projektowania ścieżek przepływu pracy. Od strony użytkowników widoczna jest wygenerowana przez system lista działań koniecznych do wykonania w zadanym czasie. Moduł pozwala na podwyższenie kontroli nad procesem podejmowania decyzji i wykonywania czynności oraz na skrócenie czasu realizowania tego procesu.

Biznes elektroniczny przez Internet

System udostępnia wiele modułów umożliwiających prowadzenie działalności firmy przez Internet. Głównym modułem pozwalającym na dostęp do danych z poziomu dowolnej aplikacji internetowej jest Jeeves e-Base. Moduły e-Commerce B2B i e-Commerce B2C pozwalają na stworzenie bardzo wygodnych aplikacji do zamawiania (zakupu) produktów poprzez witrynę internetową oraz realizowanie wielu dodatkowych funkcji (np. sprawdzania stanu swoich zamówień, poziomu dostępnych zapasów magazynowych itp.). Moduły e-Service i e-Project pozwalają na internetowy dostęp do danych związanych z realizowanymi przez firmę projektami lub działaniami serwisowymi. Moduł e-Procurement jest przeznaczony dla firm, które stosują zdecentralizowane procedury zakupu. System ułatwia przestrzeganie wytycznych dotyczących zaopatrzenia i pomaga pracownikom zachować zgodność z zarejestrowanymi umowami z dostawcami. Moduł e-Approval pozwala na zdalne zarządzania płatnościami.

Elektroniczna wymiana danych EDI (Electronic Data Interchange)

System w pełni obsługuje komunikację EDI z innymi systemami w formatach EDIFACT, ODETTE i ESAP 20. Możliwe jest generowanie elektronicznych zamówień, potwierdzeń wysyłki, planów dostaw. Można też elektronicznie przyjmować faktury od Dostawców, powiadomienia o przychodzących dostawach, plany dostaw itp.

Integracja z innymi systemami

Jeeves udostępnia specjalny moduł-licencję Jeeves Integration License umożliwiający integrację innych aplikacji z bazą danych Jeeves-a. Integracja ta może polegać na bezpośrednim odczycie, zapisie lub modyfikacji danych w bazie danych systemu przez aplikacje zewnętrzne. Jeśli przewidywane są działania integracyjne, konieczne jest zakupienie tego modułu-licencji.

Kontrola dostępu do danych w systemie

Moduł Kontroli Dostępu (Access Control System) pozwala administratorowi systemu na zarządzanie prawami dostępu dla poszczególnych użytkowników i grup. Moduł ten umożliwia: zarządzanie zabezpieczeniami poszczególnych tabel i pól (kolumn), tzn. przypisywanie praw do wybierania, uaktualniania, wprowadzania i usuwania informacji ze specyficznych tabel i pól, tworzenie identyfikatorów logowania i haseł bezpośrednio z poziomu systemu Jeeves, tworzenie grup użytkowników w systemie zabezpieczeń, zarządzanie jednocześnie poszczególnymi użytkownikami i grupami w systemie zabezpieczeń.

Moduł ten jest bardzo użyteczny w przypadku konieczności bardzo szczegółowej kontroli dostępu do danych.

Opracowanie:

Mirek Kowalewski